Для облегчения и ускорения процедуры создания документов в системе используются следующие инструменты:

• автоматическое формирование регистрационного номера документа на основании подготовленных шаблонов регистрационных номеров;
• создание документа на основе уже существующего, с автоматическим заполнением полей по заранее настроенным правилам;
• установление связей (ссылок) на ранее зарегистрированные документы, автоматическое создание встречных связей;
• создание документа по шаблону (используется для оперативного создания однотипных документов);
• возможность автоматической проверки на уникальность с целью исключения дублирования документов;
• заполнение реквизитов документа значениями из справочников;
• ведение древовидных (иерархических) справочников, в том числе номенклатуры дел;
• контекстный поиск в полях регистрационной карточки;
• контроль правильности заполнения полей и выдача предупреждений в случае ошибки;
• вычисление сроков исполнения и согласования документов с учётом календаря рабочего времени;
• автоматическое заполнение полей предопределенными значениями.

Карточка входящего документа:

Карточка внутреннего документа:

• прикрепление к регистрационной карточке документа неограниченного количества файлов любых форматов;
• интеграция с офисными пакетами (Microsoft Office, OpenOffice и LibreOffice). Возможность редактирования файлов без их промежуточного сохранения на жесткий диск компьютера и повторной загрузки в систему. Файл открывается в приложении, с которым он ассоциирован на компьютере пользователя;
• поддержка версионности файлов;
• система позволяет использовать возможности SharePoint для организации совместного доступа и редактирования файлов, прикрепленных к карточкам документов. Пользователи имеют возможность открыть файл для редактирования непосредственно из карточки документа. Изменения, внесенные различными пользователями, сохраняются в файле, прикрепленном к карточке документа;
• автоматическое создание новой версии файла после завершения редактирования его содержания;
• отображение прикрепленных к документу файлов в виде иерархического дерева;
• просмотр содержания файлов встроенными средствами системы;
• прикрепление файлов в карточку документа со сканера через интерфейс системы. Система предоставляет возможность быстрого запуска сканирования непосредственно из карточки документа. Полученный файл со скан-копией документа прикрепляется в соответствующее поле сразу после завершения сканирования;
• подписание файлов электронной подписью.

• создание резолюции и подчиненных резолюций, уточняющих порядок исполнения документа, неограниченной вложенности и разветвленности;
• постановка документа на контроль и снятие с контроля при создании резолюций;
• отправка отчётов о выполнении резолюций, завершение исполнения и возврат резолюций на доработку.

• согласование и визирование может происходить параллельно (одновременно), последовательно или комбинированно. Жизненный цикл документа задается маршрутной схемой. Возможно формирование произвольного состава участников рассмотрения — при создании документа или в процессе его согласования;
• возможность массового согласования документов;
• выбор согласующим ветки маршрутной схемы, по которой должно выполняться согласование (при использовании разветвленных маршрутных схем с многовариантными сценариями согласования);
• возврат документа на доработку автору. Возврат документа с доработки в произвольную точку маршрутной схемы (с начала схемы, в ту же точку, с новой схемой);
• возможность исключать из рассмотрения любые блоки маршрутной схемы при создании нового этапа рассмотрения документа;
• возможность сохранения замечаний каждым согласующим и автоматическая фиксация этих замечаний в листе согласования;
• просмотр в форме регистрационной карточки документа листа согласования. Вывод на печать формы регистрационной карточки документа и листа согласования документа.

• индивидуальная для каждого пользователя настройка видимости, порядка, сортировки и ширины колонок таблицы со списками документов;
• возможность группировки документов по типу документа, дате регистрации, контрагенту и любым другим реквизитам;
• группировка документов в пунктах и подпунктах меню с динамическим подсчетом количества объектов в каждом разделе помогает пользователям оперативно реагировать на события и вовремя принимать решения.

• делегирование полномочий позволяет передавать часть своих задач по документам доверенным лицам (заместителям и секретарям) по заранее настроенным правилам;
• возможность замещения другого пользователя в течение определенного времени (в случае ухода в отпуск или на больничный) или на постоянной основе.

• наличие механизма оповещений и напоминаний по электронной почте и текстовым телефонным сообщениям (SMS), настраиваемого как массово, так и индивидуально для каждого пользователя;
• возможность настройки событий, при наступлении которых должны отправляться оповещения.

• система хранит данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним: от регистрации до перевода в архив. Система отчётности позволяет на основании этих данных получать аналитическую информацию, которая может быть использована для принятия важных управленческих решений;
• встроенный конструктор отчётов позволяет создавать в системе отчёты любой сложности;

• хранение файлов произвольного формата в структурированных папках с разграничением прав доступа к ним;
• автоматическое формирование библиотеки документов на определенных этапах жизненного цикла документа, например, при совершении операции “Опубликовать”.

• полнотекстовый поиск документов, пользователей, записей справочников и других объектов системы по учётным реквизитам и содержимому файлов. Поиск выполняется с учётом морфологии русского языка;
• параметрический поиск документов по реквизитам и их произвольному сочетанию;
• контекстный поиск в полях документов.

• протоколирование действий пользователей;
• работа по защищенному протоколу HTTPS;
• использование электронной подписи;
• разграничение прав пользователей к объектам и функциям системы.

• отображение структуры данных в виде дерева с неограниченной вложенностью и разветвленностью: подразделения и пользователи, справочники, регистрационные карточки документов, шаблоны;
• гибкие настройки нумерации документов;
• настройки маршрутных схем движения документов;
• настройки политики информационной безопасности;
• настройки порядка и видимости пунктов меню;
• настройки календарей рабочего времени;
• настройки правил замещения;
• настройки прав и ролей;
• возможность миграции данных из смежных систем и интеграции с другими программными продуктами.

• встроенный редактор бизнес-процессов позволяет поддерживать жизненные циклы документов и иных объектов, настраивая маршруты движения любой сложности;
• система поддерживает разработку и модификацию бизнес-процессов, в том числе с использованием нотации BPMN;
• редактор позволяет не только создавать и модифицировать модели бизнес-процессов, но и отслеживать процесс их выполнения для конкретных документов.