Система позволяет в кратчайшие сроки организовать сбор и анализ необходимой отчетности в пределах одной организации через Интернет.

Информация, хранимая в системе, синхронизируется с единым реестром российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (https://reestr.minsvyaz.ru), что позволяет исключить ввод недостоверной информации об отечественном ПО. Пользователю необходимо ввести регистрационный номер, далее наименование ПО и разработчик ПО будут добавлены автоматически.

Реестр закупок и установок ПО организации формируется и актуализируется государственными органами, ОИВ и ОМСУ ежеквартально. В Системе осуществляется проверка корректности вводимых данных, что исключает появление случайных ошибок. При внесении данных о закупке ПО учитываются такие параметры, как срок окончания действия лицензий, количество закупленных лицензий, принадлежность ПО к отечественному, безлимитность закупленных лицензий.

В карточке отчета протоколируются изменения количества закупленных или установленных лицензий, об окончании срока действия лицензии, о получении лицензий органом, об изменении количества АРМ. Значения фактически достигнутых показателей эффективности перехода по закупке или установке ПО вычисляются автоматически. Это позволяет не только избавиться от необходимости предварительных расчетов по сложным формулам вне Системы, но и снизить вероятность случайных или преднамеренных ошибок, которые могут возникнуть при непосредственном вводе итоговых значений.

Координирующим органом формируется общий план организационно - технических мероприятий для перехода на отечественное ПО. Далее мероприятия распределяются по ответственным органам. Государственные органы и ОИВ осуществляют выполнение только своих мероприятий.

В Системе возможны различные варианты мониторинга:

• Мониторинг состояния ежеквартальных отчетов государственных органов, ОИВ и ОМСУ.
• Мониторинг достижения индикаторов эффективности перехода на отечественное офисное программное обеспечение.
• Мониторинг данных по закупке и установке отечественного ПО в государственных органах, ОИВ и ОМСУ.
• Мониторинг исполнения организационно-технических мероприятий.
• Мониторинг совместимости ИС с отечественным офисным программным обеспечением.

Мониторинг состояния ежеквартальных отчетов. В Системе возможно быстро оценить состояние ежеквартальных отчетов без необходимости переходить в каждый отчет, что существенно экономит временные затраты на оценку готовности отчетов.

Мониторинг достижения индикаторов эффективности перехода на отечественное ПО включает:

• Аналитические данные по фактически достигнутым индикаторам эффективности перехода по закупке и установке отечественного ПО по каждой категории в разрезе государственных органов, ОИВ.
• Данные по закупкам и установкам отечественного ПО по каждой категории в разрезе государственных органов, ОИВ.
• Данные по затраченным средствам на отечественное или иностранное ПО по каждой категории в разрезе государственных органов, ОИВ.
• Отображение наименований закупленного отечественного ПО с указанием регистрационных номеров.

Мониторинг исполнения организационно-технических мероприятий позволяет выявить не только невыполненные мероприятия, но и предупредить систематическое невыполнение мероприятий государственными органами, ОИВ или ОМСУ, что существенно сокращает сроки принятия управленческих решений.

Мониторинг совместимости ИС с отечественным ПО включает:

• просмотр всех информационных систем, добавленных государственными органами, ОИВ и ОМСУ в систему;
• контроль сроков окончания доработки информационной системы;
• контроль сроков окончания тестирования информационной системы.

Для сбора сводной информации по достижению индикаторов эффективности перехода на отечественное ПО, исполнению организационно-технических мероприятий, данных о несовместимых ИС с отечественным ПО в Системе формируется отчет в соответствии с методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 04.07.2018 № 335.